Σε ένα παλιότερο άρθρο που δημοσιεύτηκε σε αυτό το blog αναφερθήκαμε στο δίλημμα για την επιλογή μεταξύ υπολογιστικών φύλλων ή βάσης δεδομένων. Στο άρθρο αυτό αναφέρθηκαν τα θετικά και αρνητικά κάθε περίπτωσης και έγινε προσπάθεια να αναδειχθούν τα κρίσιμα όρια στη μηχανογράφηση μιας επιχείρησης που οδηγούν στη μετάβαση από τα υπολογιστικά φύλλα σε ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα με τη χρήση βάσης δεδομένων. Σε αυτό το άρθρο θα δούμε ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα όπου η χρήση υπολογιστικών φύλλων οδήγησε σε προβλήματα τα οποία επιλύθηκαν με ανάπτυξη λογισμικού για μια εξειδικευμένη εφαρμογή με βάση δεδομένων.
Το έργο της κατασκευής Gold Line Metro στη Ντόχα
Πίσω στο καλοκαίρι του 2015 ήταν σε εξέλιξη η κατασκευή του έργου Gold Line Metro στη Ντόχα την πρωτεύουσα του Κατάρ. Η ανάπτυξη του έργου ανατέθηκε από το κράτος του Κατάρ στην Κοινοπραξία ALYSJ, που αποτελείται από τις κατασκευαστικές εταιρίες
- ΑΚΤΩΡ από την Ελλάδα
- L&T από την Ινδία
- Yapi Merkezi από την Τουρκία
- STFA από την Τουρκία
- Al Jaber Engineering από το Κατάρ.
Το Cost Control Department στο επίκεντρο του έργου
Στο Cost Control Departmnet της κοινοπραξίας ALYSJ είχε ανατεθεί το πολύ σημαντικό του ελέγχου κόστους της συνολικής κατασκευής του έργου. Σε ένα κατασκευαστικό έργο μεγάλου μεγέθους όπως αυτό, ο έλεγχος κόστους είναι μια απαιτητική εργασία με κύριο έργο την ανάλυση τεράστιου όγκου οικονομικών δεδομένων από το εξειδικευμένο και έμπειρο προσωπικό που στελέχωνε το τμήμα.
Όμως παρά την πολύ καλή οργάνωση παρουσιάστηκε ένα πρόβλημα που γρήγορα εξελίχθηκε σε ένα πολύ κρίσιμο παράγοντα για την υλοποίηση του ελέγχου της κατασκευή του έργου. Το πρόβλημα είχε να κάνει με τη διαδικασία ελέγχου χρονομέτρησης των εργαζομένων, μια κρίσιμη διαδικασία για το τμήμα ελέγχου κόστους της κοινοπραξίας. Με απλά λόγια, η διαδικασία χρονομέτρησης έχει να κάνει με την καταγραφή του χρόνου εργασίας των εργαζομένων στα εργοτάξια, διαδικασία που αποτελεί ένα κρίσιμο σημείο στην επεξεργασία δεδομένων ενός σύγχρονου τμήματος ελέγχου κόστους.
Μια σημαντική λειτουργία που γιγαντώθηκε
Σε ένα κατασκευαστικό έργο η παρακολούθηση και καταγραφή του χρόνου εργασίας των εργαζομένων ή αλλιώς TimeKeeping είναι από τα πιο σημαντικά κομμάτια για την επιτυχή ολοκλήρωση του. Στην κατασκευή της Gold Line του μετρό της Ντόχα, η παρακολούθηση του χρόνου εργασίας ξεκίνησε με την καταγραφή σε υπολογιστικά φύλλα από τα διάφορα εργοτάξια. Έγινε προσπάθεια να υπάρξει ένα κοινό πρότυπο μεταξύ των εργοταξίων και στην αρχή, μικρές ποσότητες δεδομένων έφθαναν μέσω email για επεξεργασία στο τμήμα ελέγχου κόστους. Η όλη διαδικασία φαινόταν ως μια σημαντική λειτουργία που επαναλαμβανόταν περιοδικά που όμως είχε μικρό αντίκτυπο στην υλοποίηση και παρακολούθηση της πορείας του έργου. Αλλά καθώς η υλοποίηση του έργου εξελίχθηκε γρήγορα, πολύ σύντομα όλο και περισσότερα υπολογιστικά φύλλα έφταναν μέσω email από τα απομακρυσμένα εργοτάξια. Η σημαντική λειτουργία με μικρό αντίκτυπο αλλάξε κλίμακα πολύ γρήγορα και γιγαντώθηκε. Σύντομα το τμήμα ελέγχου κόστους συνειδητοποίησε ότι όλα αυτά θα μπορούσαν να μετατραπούν σε ένα σοβαρό πρόβλημα όπου η συλλογή και ανάλυση πολλών δεδομένων μέσω υπολογιστικών φύλλων θα μπορούσε να φτάσει σε ένα επικίνδυνο και μη διαχειρίσιμο σημείο. Έπρεπε να γίνει κάτι άμεσα για να αντιμετωπιστεί το πρόβλημα.
Αναζήτηση επίλυσης του προβλήματος με υπολογιστικά φύλλα
Κατά τη διάρκεια τηλεφωνικών συνομιλιών εκφράστηκε η άποψή ότι για να αποφευχθούν τα χειρότερα πρέπει να ληφθούν μέτρα το συντομότερο δυνατό. Με βάση την εμπειρία προτάθηκε μια εξειδικευμένη εφαρμογή (custom software) με τη χρήση μιας σχεσιακή βάση δεδομένων για την καταγραφή και το χειρισμό του τεράστιου όγκου δεδομένων κάτι που σε τέτοιες περιπτώσεις είναι μια λύση μονόδρομος.
Μελέτη και κατασκευή του νέου συστήματος
Σύντομα ξεκίνησε η ανάπτυξη του λογισμικού για τον συνολικό έλεγχο του χρόνου εργασιας του ανθρώπινου δυναμικού. Στόχος ήταν η υπάρχουσα προβληματική κατάσταση να μετατραπεί το συντομότερο δυνατό από την δυσλειτουργική αποστολή δεκάδων υπολογιστικών φύλλων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια κεντρική εφαρμογή. Η ανάπτυξη της νέας εφαρμογής ξεκίνησε υπό τον συντονισμό και την επίβλεψη του προσωπικού του τμήματος ελέγχου κόστους. Βασικός σκοπός ήταν να μετατραπούν οι χρονομετρητές υπάλληλλοι (timekeepers) από τα απομακρυσμένα εργοτάξια σε χρήστες εισαγωγής δεδομένων στο νέο λογισμικό όπου θα καταγράφονταν τα δεδομένα του χρόνου εργασίας των εργαζομένων. Το τμήμα ελέγχου κόστους σε υψηλότερο επίπεδο πρόσβασης στα καταγεγραμμένα δεδομένα θα μπορούσε να παρακολουθεί, να αναλύει και να αναφέρει.
Παράδοση και λειτουργία του συστήματος
Χρειάστηκαν είκοσι μέρες απαιτητικής μελέτης και ανάπτυξης του λογισμικού όπου η ανάλυση, η κατασκευή, ο εντοπισμός σφαλμάτων και οι δοκιμές ήταν η καθημερινή πολύωρη ρουτίνα. Τις τελευταίες ημέρες πραγματοποιήθηκε εκπαίδευση στους τελικούς χρήστες τους χρομονετρητές υπαλλήλους (timekeepers) όπου έμαθαν να χειρίζονται και να καταγράφουν τα δεδομένα των ωρών εργασίας ανά εργαζόμενο και κέντρο κόστους. Πολύ σύντομα η πρότερη δυσλειτουργική διαδικασία αποστολής υπολογιστικών φύλλων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εγκαταλείφθηκε από τη χρήση και ενσωμάτωση του νέου λογισμικού. Τους επόμενους μήνες, η ανάπτυξη συνεχίστηκε καθώς η εντατική απομακρυσμένη υποστήριξη ήταν μια κατάσταση που συνεχώς εμπλούτιζε το λογισμικό χρονομέτρησης με νέες λειτουργίες, αλλαγές, reports – αναφορές και ό,τι άλλο ζητούσαν οι χρήστες σε όλα τα επίπεδα.
Το κατάλληλο εργαλείο για τη σωστή δουλειά
Η λειτουργία της εφαρμογής που αντικατέστησε τα υπολογιστικά φύλλα δεν σημαίνει ότι είναι κακά στη χρήση τους. Σε καμία περίπτωση τα υπολογιστικά φύλλα εργασία δεν είναι κάτι κακό. Απλώς στην περίπτωση αυτή δεν αποτελούν εναλλακτική λύση απέναντι σε μια εφαρμογή με μια σχεσιακή βάση δεδομένων.
Πολλές επιχείρησεις σε κάθε κλάδο της οικονομίας εργάζονται με πολλά δεδομένα διάσπαρτα σε υπολογιστικά φύλλα. Όμως υπάρχει ένα κρίσιμο σημείο στη χρήση τους όπου ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα μπορεί να τα καταφέρει καλύτερα γιατί είναι το κατάλληλο εργαλείο για αυτή τη δουλειά.
Πολύχρονη και αποτελεσματική λειτουργία
Η λειτουργία της εφαρμογής TimeKeep συνεχίστηκε έως το τέλος της κατασκευής του έργου, όπου με τη συνδρομή της βοήθησε αποτελεσματικά σε ένα σημαντικό κομάτι ανάλυσης δεδομένων για τον έλεγχο του κόστους.
Σήμερα το έργο έχει ολοκληρωθεί και παραδοθεί και η Gold Line αποτελεί ένα σημαντικό κομμάτι του Μετρό της Ντόχα, ενός υπερσύγχρονου συστήματος σιδηροδρομικών μεταφορών που βοηθά τους κατοίκους του Κατάρ να μετακινούνται με ασφάλεια και ταχύτητα.
