Τα υπολογιστικά φύλλα βρίσκονται παντού τόσο στις επιχειρήσεις όσο και για προσωπική χρήση. Η εξάπλωση τους έχει γίνει με εφαρμογές όπως το Excel του Microsoft Office, το Calc του Libre Office, το Google Sheets αλλά και άλλες σημαντικές επιλογές για τη διαχείριση τους. Όπλο των υπολογιστικών δεδομένων κατά κύριο λόγο είναι η ευκολία χρήσης και οι πολυάριθμες λειτουργίες τους που καλύπτουν από την απλή χρήση ενός εξοδολογίου έως τη περίπλοκη χρήση σε επιχειρηματικά περιβάλλοντα.
Μερικές φορές όμως ένα υπολογιστικό φύλλο δεν είναι αρκετό. Μπορίε να δημιουργούνται εύκολα και πολύ γρήγορα, αλλά έχουν όρια τα οποία όταν ξεπεραστούν έχουν συνέπειες στη δουλειά σας.
Ένα τέτοιο πρόσφατο παράδειγμα προέκυψε στο Ηνωμένο Βασίλειο όπου περισσότερα από 15.000 άτομα που μολύνθηκαν από τον COVID-19 έμειναν εκτός καταμέτρησης λοιμώξεων και προσπαθειών ανίχνευσης επαφών, επειδή το υπολογιστικό φύλλο που χρησιμοποιήθηκε για την παρακολούθηση λοιμώξεων δεν είχε άλλο χώρο για εισαγωγή δεδομένων..!!
Το BBC ανέφερε: …οι προγραμματιστές επέλεξαν μια παλιά μορφή αρχείου για να το κάνουν αυτό—γνωστή ως XLS. Κατά συνέπεια, κάθε πρότυπο μπορούσε να χειριστεί μόνο περίπου 65.000 σειρές δεδομένων αντί για το ένα εκατομμύριο και πλέον σειρές που η τελευταία έκδοση του Excel μπορεί να χειριστεί.
Σίγουρα αυτό είναι κάτι ακραίο και πιθανότατα στην εργασία σας μπορεί να μην εργάζεστε σε κάτι τόσο ευρείας εμβέλειας και (ελπίζουμε) να μην χρησιμοποιείτε μια μορφή αρχείου από τη δεκαετία του 1990. Σε κάθε περίπτωση όμως τα υπολογιστικά φύλλα έχουν συγκεκριμμένα όρια και πρέπει να το λάβετε υπόψιν ειδικά αν χρησιμοποιείτε ένα υπολογιστικό φύλλο ως ένα είδος αυτοσχέδιας βάσης δεδομένων.
Τα όρια των υπολογιστικών φύλλων.
Γιατί οι βάσεις δεδομένων λειτουργούν καλύτερα
Τα υπολογιστικά φύλλα δεν περιορίζονται πλέον σε 65.000 σειρές, αλλά εξακολουθεί να υπάρχει ένα όριο. Σύμφωνα με τη Microsoft , το Excel περιορίζει τον συνολικό αριθμό σειρών σε ένα υπολογιστικό φύλλο σε 1.048.576 και τις στήλες σε 16.384. Επίσης υπάρχουν και μερικά άλλα όρια που πρέπει να γνωρίζουμε όπως:
- Τα κελιά μπορούν να περιέχουν έως και 32.767 χαρακτήρες.
- Κάθε φύλλο εργασίας μπορεί να περιλαμβάνει έως και 65.530 συνδέσμους.
- Η παλαιότερη ημερομηνία που μπορείτε να ορίσετε για υπολογισμούς είναι η 1η Ιανουαρίου 1900.
- Η πιο απομακρυσμένη ημερομηνία στο μέλλον που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για υπολογισμούς είναι η 31η Δεκεμβρίου 9999.
- Τα γραφήματα μπορούν να αντλήσουν δεδομένα από έως και 255 φύλλα εργασίας.
Τα Google Sheets έχουν επίσης όρια:
- ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί να έχει συνολικά δέκα εκατομμύρια κελιά
- δεν μπορείτε να εισάγετε στα κελιά περισσότερους από 50.000 χαρακτήρες.
Στην πράξη η συντριπτική πλειοψηφία των υπολογιστικών φύλλων που δημιουργείτε δεν θα πλησιάσει ποτέ αυτούς τους αριθμούς. Όμως οι επιχειρήσεις εξελίσσονται και πολλές φορές μεγαλώνουν έτσι κάποιοι θα δημιουργήσουν κάτι αρχικά μικρό το οποίο αργά ή γρήγορα θα μεγαλώσει. Όταν υπάρχει τέτοια εξέλιξη καλό είναι να σκεφτείτε τη μετάβαση σε μια βάση δεδομένων πολύ πριν γίνει αναγκαία και επιτακτική για διάφορους λόγους. Ας δούμε μερικές από τις διαφορές μεταξύ βάσεων δεδομένων και υπολογιστικών φύλλων.
Υπολογιστικά φύλλα όλα σε ένα
Όταν ανοίγετε ένα υπολογιστικό φύλλο θα δείτε τα πάντα στο τρέχον φύλλο εργασίας. Αυτό είναι πολύ καλό αλλά όταν το σύνολο δεδομένων αυξηθεί πάρα πολύ τότε και ο υπολογιστής σας θα τα βρει σκούρα. Αν υποθέσουμε ότι δεν έχετε έναν υπερ-υπολογιστή, αυτό θα συμβεί πολύ πριν φτάσετε στα όρια που περιγράφονται παραπάνω ειδικά εάν εκτελείτε ένα σωρό τύπους και σενάρια.
Οι βάσεις δεδομένων όμως αποθηκεύουν δεδομένα στο παρασκήνιο. Φορτώσουν στην οθόνη του υπολογιστή σας μόνο ό,τι χρειάζεστε όταν το ζητήσετε, πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα ακούτε τον ανεμιστήρα του φορητού υπολογιστή σας να στριφογυρίζει κάθε φορά που χρειάζεται να τραβήξετε ένα συγκεκριμένο αρχείο. Εάν έχετε ξεπεράσει το σημείο να μπορείτε να βγάλετε οτιδήποτε πολύτιμο κοιτάζοντας το φύλλο σας, θα πρέπει πιθανώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων για τη δουλειά.
Τα υπολογιστικά φύλλα δεν είναι ιδανικά για φιλτράρισμα ή την υποβολή ερωτημάτων
Οι εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων προσφέρουν κάποιο φιλτράρισμα και ερωτήματα, αλλά έχουν όρια. Για παράδειγμα, η εμφάνιση δεδομένων με μια συγκεκριμένη σειρά απαιτεί συνήθως αλλαγές στο ίδιο το φύλλο.
Οι βάσεις δεδομένων όμως επιτρέπουν άμεσα, συγκεκριμένα και γρήγορα ερωτήματα και αναφορές χωρίς να επηρεάζουν πραγματικά τα δεδομένα. Με τον τρόπο αυτό είναι πολύ πιο ξεκάθαρη η ανάκτηση δεδομένων. Εάν χρειάζεται να οργανώνετε δεδομένα με διαφορετικούς τρόπους, σε τακτική βάση, μια βάση δεδομένων είναι η καλύτερη επιλογή.
Ακεραιότητα δεδομένων
Τα υπολογιστικά φύλλα δεν προσφέρουν επικύρωση δεδομένων από προεπιλογή—δηλαδή, όταν προστίθεται για πρώτη φορά μια στήλη, μπορείτε να πληκτρολογήσετε ό,τι θέλετε όπου θέλετε.
Ας υποθέσουμε ότι υπάρχει μια στήλη στο υπολογιστικό φύλλο σας για την καταγραφή της ηλικίας κάποιου. Αν δεν το είχατε προβλέψει και να ρυθμίσετε αυτήν τη στήλη με επικύρωση, θα μπορούσε ο κάθε χρήστης να γράψει “μπλε” και τίποτα δεν θα τον σταματούσε. Προφανώς δεν υπάρχει κανένας που να είναι μπλε χρονών αλλά ένα υπολογιστικό φύλλο δεν το γνωρίζει αυτό.
Οι βάσεις δεδομένων όμως επιβάλλουν και απαιτούν την ακεραιότητα των δεδομένων καθώς το σύστημα ελέγχει εάν τα δεδομένα που εισάγω έχουν νόημα ή όχι, σε αντίθεση με τα υπολογιστικά φύλλα. Όταν προσθέτετε μια στήλη σε μια βάση δεδομένων, συμπεριλαμβάνετε τον αναμενόμενο τύπο δεδομένων και τους περιορισμούς μαζί με το όνομα της στήλης. Οι στήλες στις βάσεις δεδομένων δέχονται μόνο συγκεκριμμένες τιμές δηλαδή κείμενο, αριθμούς και ημερομηνίες. Στην περίπτωση της ηλικίας, αυτό σημαίνει ότι η επαλήθευση των δεδομένων είναι πραγματική ημερομηνία, δεν είναι χαρακτήρες ούτε ένας αριθμός. Αυτό γλιτώνει την επιχείρηση σας από πολλά προβλήματα.
Οι βάσεις δεδομένων είναι καλύτερες στη δημιουργία συνδέσεων μεταξύ δεδομένων
Είναι ένα τεχνικό θέμα όπου τα υπολογιστικά φύλλα είναι στατικά αφού κάθε υπολογιστικό φύλλο και κάθε φύλλο εργασίας ξεχωριστά το ένα από το άλλο. Μπορείτε να το αλλάξετε αυτό με τύπους ώστε να συνδέετε και να αντλείτε πληροφορίες από διαφορετικά αρχεία, όμως αυτό δεν αλλάζει το γεγονός ότι πρόκειται για ξεχωριστές οντότητες.
Οι βάσεις δεδομένων όμως είναι συνήθως σχεσιακές και αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να ενημερώσετε ένα τμήμα δεδομένων σε ένα μέρος και θα ενημερώνεται αυτόματα οπουδήποτε αλλού, σε κάθε εμπλεκόμενη φόρμα και σε κάθε παραγόμενη αναφορά ή εκτύπωση.
Το κατάλληλο εργαλείο για τη σωστή δουλειά
Τίποτα από αυτά δεν σημαίνει ότι τα υπολογιστικά φύλλα είναι κακά. Σε καμία περίπτωση δεν είναι. Απλώς δεν αποτελούν εναλλακτική λύση σε μια σχεσιακή βάση δεδομένων. Εάν η κυβέρνηση του Ηνωμένου Βασιλείου είχε χρησιμοποιήσει μια βάση δεδομένων αντί για ένα υπολογιστικό φύλλο για την παρακολούθηση των κρουσμάτων COVID, πιθανότατα δεν θα είχαν αντιμετωπίσει τα προβλήματα που αντιμετώπισαν. Αυτό είναι ένα μάθημα από το οποίο μπορεί να μάθει και η επιχείρησή σας.
Αν στην επιχείρηση σας εργάζεστε με πολλά δεδομένα διάσπαρτα σε υπολογιστικά και είναι αναγκαίο να κάνετε τακτικές και πολλές συνδέσεις μεταξύ τους, τότε καλό είναι να εξετάσετε τη δημιουργία μιας εφαρμογής με τη χρήση μιας βάσης δεδομένων. Ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα θα σας απαλλάξει από το βραχνά της αναζήτησης και συντήρησης δεδομένων που είναι διάσπαρτα.
1 σχόλιο
Τα σχόλια είναι απενεργοποιημένα.